รู้จัก "หนังสือรับรองเงินเดือน" สำคัญอย่างไร ใช้ทำอะไรได้บ้าง?

หนังสือรับรองเงินเดือน เอกสารสำคัญที่จำเป็นต้องใช้ในการทำธุรกรรมต่างๆ ที่เกี่ยวข้องกับการยื่นแสดงความมั่นคงทางการเงิน ซึ่งมีรายละเอียดและข้อควรรู้ที่ควรศึกษาไว้ เพื่อจะได้ใช้ใบรับรองเงินเดือนอย่างถูกต้องเหมาะสม

รู้จัก "หนังสือรับรองเงินเดือน" มีความสำคัญอย่างไร? 

หนังสือรับรองเงินเดือน คือ เอกสารที่แสดงข้อมูลและฐานเงินเดือนของพนักงานที่มีรายได้ประจำ ทั้งในบริษัท หน่วยงาน และองค์กรต่างๆ โดยฝ่ายทรัพยากรบุคคล (HR) จะเป็นผู้ออกเอกสาร พร้อมประทับรับรองความถูกต้องให้ สำหรับข้อมูลที่ปรากฏในหนังสือรับรองเงินเดือน ยกตัวอย่างเช่น

• ชื่อ-นามสกุล
• ชื่อบริษัท 
• ตำแหน่งงาน
• วันที่เริ่มทำงาน 
• อัตราเงินเดือน/ ค่าจ้างขณะทำงานในบริษัท
• ลงชื่อผู้มีอำนาจในการออกหนังสือรับรองเงินเดือน
• ตราประทับของบริษัท 

หนังสือรับรองเงินเดือนใช้ทำอะไรได้บ้าง? มักจะถูกนำไปใช้เป็นเอกสารประกอบการสมัครบัตรเครดิต การยื่นกู้สินเชื่อต่างๆ โดยสถาบันการเงินและธนาคารจะเรียกดูเอกสารที่จำเป็น เพื่อใช้เป็นหลักฐานประกอบความน่าเชื่อถือและความสามารถในการชำระหนี้ ซึ่งจะมีผลต่อการอนุมัตินั่นเอง

บางครั้งเมื่อเราสมัครงานใหม่ ฝ่ายทรัพยากรบุคคลของบริษัทนั้น อาจจะขอเอกสารใบรับรองเงินเดือนของบริษัทเก่า เพื่อนำไปใช้พิจารณาประกอบกับตำแหน่งที่สมัคร และอัตราเงินเดือนที่ผู้สมัครเรียกไปด้วยก็ได้เช่นกัน

ตัวอย่างแบบฟอร์มหนังสือรับรองเงินเดือน : หนังสือรับรองเงินเดือนสำหรับยื่นทำธุรกรรมต่างๆ ก็อาจมีแบบฟอร์มที่แตกต่างกันเล็กน้อย โดยในปัจจุบันนี้มี "หนังสือรับรองเงินเดือนออนไลน์" ให้เข้าไปดาวน์โหลดแบบฟอร์มมาใช้ แต่หากเป็นหนังสือรับรองเงินเดือนราชการ หรือ หนังสือรับรองเงินเดือนสำหรับยื่น กยศ. ก็ควรใช้แบบฟอร์มที่กำหนดไว้โดยเฉพาะ

หนังสือรับรองเงินเดือน มีอายุกี่เดือน?

อายุของหนังสือรับรองเงินเดือนจะแตกต่างกันไป ขึ้นอยู่กับวัตถุประสงค์ในการใช้งาน บางแห่งอาจต้องการใบรับรองเป็นภาษาไทย บางแห่งก็อาจต้องการเป็นภาษาอังกฤษ ส่วนอายุของเอกสารรับรองเงินเดือนนับจากวันที่ออกให้ มีกำหนดไว้เบื้องต้น ดังนี้ 

- หนังสือรับรองเงินเดือน สำหรับติดต่อหน่วยงานราชการ : อายุไม่เกิน 90 วัน
- หนังสือรับรองเงินเดือน สำหรับติดต่อธนาคาร : อายุไม่เกิน 30 วัน
- หนังสือรับรองเงินเดือน สำหรับยื่นขอวีซ่า : อายุไม่เกิน 30 วัน

หมายเหตุ : ควรสอบถามกับทางสถาบันการเงิน ธนาคาร หรือหน่วยงานที่เรียกดูเอกสารรับรองเงินเดือนอีกครั้ง เนื่องจากแต่ละธุรกรรมก็อาจมีเงื่อนไขกำหนดอายุแตกต่างกัน ขึ้นอยู่กับว่าเราต้องการนำไปใช้ในวัตถุประสงค์ใด

"หนังสือรับรองเงินเดือน" ต่างกับ "สลิปเงินเดือน" อย่างไร?

คำถามที่หลายคนอาจยังรู้สึกสับสนระหว่าง หนังสือรับรองเงินเดือน (Salary Certificate) และ สลิปเงินเดือน (Pay Slip) ว่ามีความแตกต่างกันอย่างไร แม้เอกสารทั้ง 2 แบบจะมีความใกล้เคียงกันในเรื่องการระบุอัตราค่าจ้างต่อเดือน แต่ก็มีรายละเอียดปลีกย่อยที่แตกต่างกัน โดยจะขอสรุปง่ายๆ ดังนี้

สลิปเงินเดือน : เอกสารที่พนักงานได้รับทุกๆ เดือน ซึ่งมีรายละเอียดเกี่ยวกับรายรับของเรา เช่น เงินเดือน, ค่าล่วงเวลา, ค่าเดินทาง รวมถึงค่าประกันสังคม, ค่ากองทุนสำรองเลี้ยงชีพ และค่าภาษี ณ ที่จ่าย เป็นต้น

หนังสือรับรองเงินเดือน : เอกสารที่เป็นหลักฐานรับรองว่าเราเป็นพนักงานของบริษัทไหน ทำงานมาแล้วกี่ปี ทำหน้าที่อะไร และได้รับอัตราจ้างเดือนละเท่าไร โดยเป็นการสรุปข้อมูลภาพรวม ไม่ได้แจกแจงรายละเอียดเหมือนสลิปเงินเดือน

อย่างไรก็ตาม หนังสือรับรองเงินเดือนถือเป็นเอกสารสำคัญ และถือเป็นความลับส่วนบุคคล จึงควรยื่นขอกับทางฝ่ายทรัพยากรบุคคลของบริษัทด้วยตัวเอง เพื่อที่จะได้รับเอกสารฉบับจริงอย่างเป็นทางการ และป้องกันผู้อื่นนำไปแอบอ้างในการทำธุรกรรมอื่นๆ โดยไม่ได้รับอนุญาต