OCR ระบบ AI อ่านเอกสาร วิธีง่ายๆ ที่ช่วยให้ธุรกิจทำกำไรมากขึ้น ทำงานน้อยลง

แม้เทคโนโลยีจะก้าวหน้า แต่การป้อนข้อมูลด้วยมือยังคงเป็นวิธีที่ใช้กันอย่างแพร่หลายในองค์กรธุรกิจ โดยเฉพาะธุรกิจ B2B ซึ่งมีถึง 48% ที่ยังคงใช้วิธีนี้ ปฏิเสธไม่ได้ว่า ปัญหาสำคัญของกระบวนการนี้คือความเสี่ยงต่อข้อผิดพลาดของมนุษย์ (Human error) ซึ่งตามรายงานของ Gartner ทำให้องค์กรสูญเสียเงินโดยเฉลี่ยถึง 15 ล้านดอลลาร์สหรัฐต่อปี หรือราว ๆ 500 ล้านบาท

นอกจากนี้ การที่พนักงานต้องมาคีย์เอกสารด้วยตัวเองทีละแผ่น ยังเป็นกระบวนการที่ใช้เวลามาก โดยพนักงานเกือบ 60% คิดว่าหากทำให้งานเหล่านี้เป็นระบบอัตโนมัติได้ จะช่วยประหยัดเวลาได้มากกว่า 6 ชั่วโมงต่อสัปดาห์ 

เทคโนโลยี OCR (Optical Character Recognition) ระบบแปลงข้อความเอกสารเป็นข้อความดิจิทัล คือหนึ่งในวิธีการที่สามารถช่วยแก้ปัญหาเหล่านี้ได้ โดยจะเข้าช่วยอ่านข้อมูลจากเอกสารกระดาษหรือไฟล์รูปภาพให้เป็นข้อมูลดิจิทัล ช่วยลดภาระงาน เพิ่มความแม่นยำ และประสิทธิภาพการจัดการข้อมูล การนำเทคโนโลยีนี้มาใช้จึงเป็นก้าวสำคัญสำหรับองค์กรที่ต้องการเพิ่มความสามารถการแข่งขันในยุคดิจิทัล

ความเข้าใจพื้นฐานของ OCR - AI แปลงเอกสารเป็นข้อความ

ด้วยข้อผิดพลาดและความเสี่ยงที่องค์กรต้องแบกรับ ธุรกิจต่าง ๆ จึงเริ่มมองหาวิธีเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน ด้วยการนำระบบอัตโนมัติมาใช้แทนการป้อนข้อมูลด้วยมือ เนื่องจากสามารถช่วยลดความผิดพลาด ประหยัดเวลา และเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานได้อย่างมาก

OCR ระบบแปลงข้อความเอกสารเป็นข้อความดิจิทัลคืออะไร?

OCR คือเทคโนโลยีที่ใช้ปัญญาประดิษฐ์แปลงข้อมูลจากเอกสารกระดาษหรือไฟล์ภาพ ให้เป็นข้อความดิจิทัลซึ่งนำข้อมูลที่ได้ไปจัดเก็บ ค้นหาและแก้ไขได้ โดยกระบวนการทำงานของ OCR เริ่มจากการสแกนเอกสาร จากนั้นระบบจะวิเคราะห์และแยกแยะตัวอักษร ตัวเลข และสัญลักษณ์ต่าง ๆ แล้วแปลงเป็นข้อความดิจิทัล

อธิบายให้เห็นภาพแบบง่าย ๆ คือ เหมือนมีคนมานั่งพิมพ์ข้อมูลจากเอกสารให้คุณโดยอัตโนมัตินั่นเอง

ความสำคัญของเทคโนโลยี AI : OCR

การป้อนข้อมูลด้วยมือมักมีข้อจำกัดด้านความแม่นยำ เนื่องจากอาจเกิดความผิดพลาดจากการเสียสมาธิหรือความเหนื่อยล้าได้ง่าย ในทางตรงกันข้าม ระบบ AI : OCR มีความแม่นยำและรวดเร็วกว่า แม้ว่าประสิทธิภาพอาจขึ้นอยู่กับคุณภาพของรูปภาพหรือเอกสารที่ป้อนเข้าไป 

OCR ช่วยลดข้อผิดพลาดและเพิ่มความถูกต้องของข้อมูล โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับข้อมูลจำนวนมากหรือที่ต้องการความแม่นยำสูง นอกจากนี้ยังเพิ่มความคล่องตัวการจัดการข้อมูล ทำให้องค์กรสามารถเข้าถึงและใช้ประโยชน์จากข้อมูลได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น ด้วยเหตุนี้ OCR จึงเหมาะสมกับงานที่ต้องการความถูกต้องสูงและมีปริมาณข้อมูลมาก

ประโยชน์ของ OCR สำหรับการเพิ่ม ROI

การนำเทคโนโลยี OCR มาใช้ในองค์กรสร้างผลตอบแทนการลงทุน (ROI) ที่สูงขึ้น เนื่องจากช่วยประหยัดเวลาและทรัพยากรสำหรับจัดการเอกสาร ลดความผิดพลาดจากการป้อนข้อมูลด้วยมือ และเพิ่มประสิทธิภาพการเข้าถึงและใช้งานข้อมูล ส่งผลให้องค์กรสามารถตัดสินใจทางธุรกิจได้รวดเร็วและแม่นยำมากขึ้น

ลดต้นทุนจัดการเอกสาร

• ลดความจำเป็นการใช้แรงงานมนุษย์เพื่อป้อนข้อมูล
• ประหยัดค่าใช้จ่ายสำหรับจัดเก็บเอกสาร โดย AIIM รายงานว่าองค์กรลดค่าใช้จ่ายจัดเก็บเอกสารได้ถึง 80% เมื่อใช้ระบบ OCR

เพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน

• พนักงานค้นหาข้อมูลเร็วขึ้น โดยการศึกษาของ IDC พบว่าพนักงานประหยัดเวลาค้นหาข้อมูลได้ถึง 30% เมื่อใช้ระบบ OCR 
• แชร์ข้อมูลและไฟล์ต่าง ๆ ภายในองค์กรได้สะดวกขึ้น ทำให้การทำงานร่วมกันของพนักงานแต่ละทีมมีประสิทธิภาพมากขึ้น

การเพิ่มรายได้และโอกาสการแข่งขันทางธุรกิจ

• ปรับปรุงประสบการณ์ลูกค้าด้วยการให้บริการที่รวดเร็วและแม่นยำมากขึ้น
• เพิ่มศักยภาพการวิเคราะห์ข้อมูลเชิงลึก McKinsey รายงานว่าองค์กรที่ใช้ข้อมูลอย่างมีประสิทธิภาพมีโอกาสเพิ่มผลกำไรได้มากกว่า 60% เมื่อเทียบกับคู่แข่ง 

ตัวอย่างกลุ่มธุรกิจที่ประสบความสำเร็จจากการใช้ OCR

OCR ในกลุ่มธุรกิจการเงิน / การธนาคาร - การประมวลผลเอกสารการเงินและการจัดการใบแจ้งหนี้

• ช่วยดึงข้อมูลสำคัญจากใบแจ้งหนี้ แบบฟอร์มธนาคาร บัตรประชาชน สมุดเล่มทะเบียนรถ สมุดบัญชีธนาคาร สลิปเงินเดือนโดยอัตโนมัติ 
• ลดเวลาประมวลผลจาก 15 นาทีต่อฉบับ เหลือน้อยกว่า 1 นาที 
• มีความแม่นยำสูงกว่า 98% สำหรับเอกสารมาตรฐาน  

OCR ในกลุ่มการแพทย์ / โรงพยาบาล  -การจัดการบันทึกทางการแพทย์และเอกสารผู้ป่วย

• ช่วยแปลงบันทึกทางการแพทย์จากเป็นข้อมูลดิจิทัลอย่างมีประสิทธิภาพ
• รองรับเอกสารหลากหลายประเภท เช่น ประวัติผู้ป่วย ผลแล็บ ใบสั่งยา
• ความแม่นยำสูงกว่า 99% สำหรับแบบฟอร์มทางการแพทย์ที่มีโครงสร้าง 

OCR ในกลุ่มกฎหมาย - เอกสารทางกฎหมายและการจัดการสัญญา

• ช่วยประมวลผลสัญญา เอกสารศาล และจดหมายทางกฎหมาย
• ลดเวลาการตรวจสอบเอกสารลงได้ถึง 70% 
• สามารถระบุคำศัพท์ทางกฎหมาย สกัดข้อความสำคัญ และระบุเงื่อนไขสำคัญได้

OCR ในกลุ่มหน่วยงานรัฐ - การประมวลผลเอกสารของภาครัฐและหน่วยงานราชการ

• ช่วยประมวลผลเอกสารประชาชน การยื่นภาษี และบันทึกทางราชการ
• รองรับหลายภาษาและรูปแบบเอกสาร
• รักษาความปลอดภัยและเป็นไปตามข้อกำหนดทางกฎหมาย

OCR ในกลุ่มธุรกิจ Supply Chain - เอกสารด้าน Supply Chain และโลจิสติกส์

• ช่วยประมวลผลเอกสารการขนส่ง ใบขนและใบรับสินค้า และบันทึกสินค้าคงคลัง
• ลดเวลาประมวลผลลงได้ถึง 80% เมื่อเทียบกับการทำด้วยมือ 
• ปรับปรุงความสามารถการติดตามและตรวจสอบสินค้า

บทสรุปการนำ OCR มาใช้เพื่อเพิ่ม ROI ในองค์กร

การนำ OCR มาใช้ในองค์กรไม่เพียงแต่ช่วยเพิ่ม ROI แต่ยังเป็นก้าวสำคัญสำหรับการยกระดับมาตรฐานการทำงานสู่ยุคดิจิทัลอย่างเต็มรูปแบบ ในโลกธุรกิจที่การแข่งขันทวีความรุนแรง การปรับตัวและนำเทคโนโลยีมาใช้อย่างชาญฉลาดจึงเป็นกุญแจสำคัญสู่ความสำเร็จ

ถึงเวลาแล้วที่องค์กรของคุณจะก้าวสู่การเปลี่ยนแปลงครั้งสำคัญ ด้วยการนำ OCR มาใช้เพื่อปลดล็อกศักยภาพการจัดการข้อมูล เพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน และสร้างความได้เปรียบในการแข่งขัน อย่าปล่อยให้โอกาสพัฒนาธุรกิจของคุณหลุดลอยไป เริ่มต้นการเดินทางสู่การเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัลด้วย OCR วันนี้ เพื่อก้าวสู่อนาคตที่สดใสกว่าของธุรกิจคุณ