การทำธุรกรรมเกี่ยวกับการเงิน หรือติดต่อทางการค้าประเภทต่างๆ จำเป็นจะต้องมี "ใบเสร็จรับเงิน" และ "บิลเงินสด" เป็นเอกสารสำคัญในการยื่นทำเรื่องเบิก จ่าย ชำระเงิน และเก็บไว้เป็นหลักฐานเพื่อตรวจสอบในภายหลังได้ แม้เอกสารทั้ง 2 แบบจะที่ความคล้ายกัน แต่ก็มีข้อแตกต่างที่ควรรู้ไว้ เพื่อที่จะได้เลือกนำไปใช้งานได้อย่างถูกต้อง 

"ใบเสร็จรับเงิน" คืออะไร แตกต่างจาก "บิลเงินสด" อย่างไรบ้าง?

ใบเสร็จรับเงิน คือ หลักฐานในการรับเงิน โดยทางผู้ขายจะต้องออกให้ผู้ซื้อเมื่อมีการขายและบริการ เพื่อยืนยันว่าได้มีการรับเงินเป็นที่เรียบร้อยแล้ว ซึ่งกรมสรรพากรได้กำหนดไว้ว่า การจะออกใบเสร็จรับเงินได้นั้น จะต้องมีจำนวนเกิน 100 บาท

สำหรับใบเสร็จรับเงินที่ถูกต้อง หรือใบเสร็จรับเงินบุคคลธรรมดา จะต้องมีส่วนประกอบที่สำคัญ ดังนี้
1. มีคำว่า "ใบเสร็จรับเงิน" กำกับไว้บนเอกสาร
2. มีชื่อ และที่อยู่ ของผู้ขายสินค้า/บริการ
3. มีเลขประจำตัวผู้เสียภาษีอากรของผู้ขายสินค้า/บริการ
4. มีการระบุวันที่ออกใบเสร็จรับเงิน
5. มีของรายละเอียดสินค้า/บริการ ที่ได้ออกใบเสร็จรับเงิน เช่น ชนิดสินค้า จำนวน ราคา จำนวนเงินที่ได้รับ เป็นต้น

นอกจากนี้ เมื่อพูดถึงใบเสร็จรับเงิน ก็มักจะมีเรื่องของ "ใบกำกับภาษี" (Tax Invoice) เข้ามาเกี่ยวข้อง ซึ่งใบกำกับภาษี ก็คือ เอกสารที่ผู้จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) ออกให้แก่ผู้ซื้อสินค้า/บริการ เพื่อเป็นหลักฐานการซื้อ-ขาย และเป็นการแสดงภาษีมูลค่าเพิ่มที่เก็บจากราคาของสินค้า/บริการ หากบุคคลธรรมดาที่ไม่ได้จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม ก็จะไม่สามารถออกใบกำกับภาษีได้นั่นเอง

...

บิลเงินสด คือ หลักฐานในการรับเงินเช่นเดียวกับใบเสร็จเงินสด แต่มีความน่าเชื่อถือน้อยกว่าในเชิงการยื่นแสดงต่อกรมสรรพากร เนื่องจากบิลเงินสดส่วนใหญ่มักเขียนด้วยลายมือ ซึ่งไม่สามารถพิสูจน์ได้ว่าเป็นลายมือของใคร เขียนขึ้นมาเองหรือเปล่า และมีการซื้อ-ขายสินค้าหรือบริการจริงหรือไม่ ซึ่งการเขียนด้วยลายมือนั้นก็อาจทำให้เกิดความผิดพลาดขึ้นได้ง่าย ทำให้บิลเงินสดมักไม่เป็นที่ยอมรับจากสรรพากร เนื่องจากมักมีข้อมูล และรายละเอียดปรากฏไม่ครบถ้วน

แต่ทั้งนี้ หากต้องการนำไปแสดงในทางภาษี ก็จำเป็นจะต้องใส่ชื่อ-นามสกุล ที่อยู่ของธุรกิจผู้ขาย มีการเซ็นชื่อรับเงิน ต้องทำเอกสารใบรับเงิน หรือใบแทนการรับเงิน เพื่อใช้เป็นหลักฐานประกอบควบคู่ไปด้วย 

สำหรับผู้ที่ต้องการตัวอย่างแบบฟอร์มใบเสร็จรับเงินออนไลน์ ใบกำกับภาษี และบิลเงินสด ในรูปแบบที่ถูกต้องขององค์การคลังสินค้า กระทรวงพาณิชย์ ก็สามารถดาวน์โหลดได้ที่ http://www.pwo.co.th